Mantenimiento
Plantilla de Excel para mantenimiento vehicular (y cuándo se queda corta)
Una hoja de cálculo bien armada es mejor que un software mal implementado. Estas son las columnas que la hacen útil, la fórmula que la mantiene viva y las señales de que tu flota ya la superó.
· 6 min de lectura · Mantenimiento
Empieza por una sola hoja, no por cinco
El error clásico es abrir una pestaña por vehículo. Con 15 vehículos ya nadie las revisa todas, y no hay forma de responder qué se vence esta semana sin abrir quince veces el mismo archivo.
La estructura que funciona es una sola hoja donde cada fila es una intervención pendiente o hecha, no un vehículo. Placa se repite, y está bien: esa repetición es lo que permite filtrar, ordenar por fecha y ver la semana completa de un vistazo.
Las columnas mínimas
Con menos que esto no puedes calcular nada. Con mucho más, nadie la llena.
- Placa
- Tipo de intervención (aceite, frenos, llantas, SOAT, tecnomecánica)
- Disparador: kilometraje objetivo o fecha objetivo
- Kilometraje actual y fecha de esa lectura
- Estado: pendiente, agendado, hecho
- Responsable (una persona, no un área)
- Taller o proveedor
- Costo real
- Fecha de ejecución y kilometraje de salida
La única fórmula que necesitas
Una columna calculada de días restantes, con formato condicional en rojo por debajo de 15 días y en amarillo por debajo de 30. Nada más sofisticado que eso: es la que convierte una lista muerta en un tablero.
Para las pautas por kilometraje, la columna equivalente es kilómetros restantes, calculada como objetivo menos lectura actual. El problema no es la fórmula, es que la lectura actual envejece: si el dato tiene tres semanas, el semáforo miente.
Ordena siempre por días restantes, ascendente. Lo que aparece arriba es la semana; lo que está en rojo ya se te pasó y toca explicarlo.
Las señales de que ya te quedó chica
Cuando llevas más de tres meses sin que nadie actualice el kilometraje, cuando el archivo tiene dos versiones circulando por WhatsApp, o cuando descubriste un SOAT vencido porque lo paró un agente de tránsito y no porque la hoja lo dijera.
También cuando el equipo creció: dos o tres personas editando el mismo archivo compartido terminan pisándose, y la copia buena siempre es la que tiene el otro.
No hay que migrar por moda. Hay que migrar cuando el costo de los vencimientos que se pasan supera lo que cuesta la herramienta, y eso en una flota mediana suele ser un solo comparendo con recargo al mes.
Preguntas frecuentes
¿Dónde consigo una plantilla de mantenimiento vehicular en Excel?
Hay muchas gratis, pero casi todas están armadas por vehículo y no por intervención, que es justo lo que las vuelve inservibles a partir de quince placas. Es más rápido armar la tuya con las columnas de arriba que adaptar una ajena.
¿Google Sheets es mejor que Excel para esto?
Para una flota es mejor, por una razón simple: varias personas editan la misma versión y hay historial de cambios. Sigue sin avisar por sí solo, aunque se le puede colgar un script de notificación si alguien del equipo lo mantiene.
¿Hasta cuántos vehículos aguanta una hoja de cálculo?
En la práctica, hasta donde una sola persona pueda revisarla cada semana sin que se le pase nada. En flotas urbanas con muchos vencimientos, eso suele romperse entre 20 y 40 vehículos.
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