Software de flotas
Software de gestión de flotas hecho para operar en Colombia
La mayoría de las flotas de 10 a 200 vehículos en Colombia se administran con una hoja de cálculo, un grupo de WhatsApp y una carpeta con fotocopias. Ruvi reemplaza esos tres con una sola plataforma que además habla con SIMIT, RUNT y SOAT.
Qué resuelve un software de gestión de flotas
Administrar una flota es, en la práctica, administrar vencimientos. El SOAT vence, la tecnomecánica vence, el mantenimiento se pasa de kilometraje y el comparendo llega dos meses después de cometido, cuando ya perdió el descuento por pronto pago. Cada uno de esos eventos tiene una fecha, un responsable y un costo si nadie lo atiende a tiempo.
Una hoja de cálculo guarda las fechas pero no avisa. Un software de gestión de flotas guarda las fechas, avisa antes del vencimiento, asigna el pendiente a alguien y deja registro de qué pasó. Esa es toda la diferencia, y en una flota de 40 vehículos representa cientos de fechas vivas al mismo tiempo.
Ruvi está construido alrededor de esa idea. No es un GPS ni un ERP: es la capa operativa que se sienta encima de los dos y responde la pregunta de cómo está la flota hoy.
Lo que incluye la plataforma
Ocho módulos en el MVP, todos sobre un modelo multi-tenant estricto: cada consulta respeta tu organización, sin excepciones.
Inventario de vehículos
Particular, carga pesada y servicio público amarillo. Importas por CSV o con OCR de la tarjeta de propiedad, y cada vehículo guarda su historial completo.
Mantenimiento preventivo
Pautas por kilometraje y por fecha, con tickets que tu taller actualiza desde un enlace sin necesidad de crear una cuenta.
Comparendos y documentos
Consulta a SIMIT cada 12 horas, validación en RUNT al importar la flota, y alertas de SOAT y tecnomecánica a 60, 30, 15, 7 y 1 día del vencimiento.
Incidentes y siniestros
El conductor reporta desde el celular en menos de 90 segundos, funciona sin señal y genera un PDF listo para la aseguradora.
Reportes ejecutivos
Tablero en vivo y un informe mensual automático. Preguntas en lenguaje normal y la plataforma arma el corte.
Copiloto por WhatsApp
Mandas la foto de un comparendo y entra al sistema. Preguntas cuántos SOAT vencen este mes y responde con el listado.
Cómo se pone en marcha
Sin migraciones de meses ni consultorías. Los pilotos tienen onboarding asistido durante los primeros seis meses.
Cargas la flota
Subes un CSV con las placas o le tomas foto a las tarjetas de propiedad. Ruvi valida cada placa contra RUNT y completa propietario, cilindraje y clase de servicio.
Conectas las fuentes
SIMIT, SOAT y tecnomecánica quedan sincronizando cada 12 horas. A partir de ahí los vencimientos y comparendos aparecen solos, sin que nadie los transcriba.
Defines quién recibe qué
Cada alerta se dirige a la persona que puede resolverla: el jefe de mantenimiento, el analista de documentos o el conductor asignado al vehículo.
Frente a las alternativas reales
Las plataformas globales son sólidas en su mercado, pero no consultan SIMIT ni cobran en pesos. La hoja de cálculo es barata hasta que deja de serlo.
| Característica | Ruvi | Plataformas globales | Excel y WhatsApp |
|---|---|---|---|
| Consulta automática a SIMIT | Sí, nativa | No | No |
| Validación contra RUNT | Sí, nativa | No | No |
| Alertas de SOAT y tecnomecánica | Sí, multipaís | Parcial | No |
| Copiloto por WhatsApp | Sí | Parcial | No |
| Cobro en moneda local | Sí | No | No aplica |
| Soporte en español | Sí | Parcial | No |
| Pensado para 10 a 200 vehículos | Sí | Parcial | Hasta cierto punto |
Para quién está pensado
El punto dulce son las flotas de 10 a 200 vehículos. Por debajo de diez, una hoja de cálculo bien llevada todavía se justifica. Por encima de doscientos, normalmente ya hay integraciones a medida y un equipo dedicado, que es otro problema.
En Colombia eso incluye operadores de última milla, transporte corporativo, rentadoras locales, constructoras con maquinaria y cooperativas de servicio público. Todos comparten el mismo patrón: mucha fecha viva, poca gente para seguirla.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software de gestión de flotas en Colombia?
Los planes de Ruvi van de 8 a 22 dólares por vehículo al mes según el tamaño de la flota, con un plan Enterprise a medida por encima de 200 vehículos. Los tres primeros clientes del piloto entran gratis seis meses a cambio de retroalimentación.
¿Funciona si mi flota tiene menos de 10 vehículos?
Funciona, pero por debajo de diez vehículos el ahorro frente a una hoja de cálculo ordenada suele ser pequeño. La plataforma empieza a pagarse sola cuando el número de vencimientos simultáneos supera lo que una persona puede seguir de memoria.
¿Ruvi reemplaza mi GPS?
No. Ruvi no hace rastreo satelital y no pretende hacerlo. Se integra con los proveedores de GPS que ya uses y se encarga de la capa operativa: mantenimiento, comparendos, documentos, incidentes y arrendamiento.
¿Qué pasa con los datos de mi empresa?
El aislamiento es por organización en cada consulta a la base de datos, con copias de seguridad cifradas diarias. La infraestructura es autogestionada, lo que permite controlar en qué país residen los datos.
¿Sirve para vehículos de servicio público?
Sí. Taxis, colectivos, busetas y buses están soportados desde el primer día como una clase propia, con sus campos particulares de capacidad, ruta y tarjeta de operación.
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